Ashop Lagerstyrning

Lagerstyrning

Med Lagerstyrning får du kontroll på vad du faktiskt har hemma. Saldot styr automatiskt vilken lagerstatus produkten visar i butiken, kunden ser om varan finns eller inte, och du slipper sälja saker du inte kan leverera. Appen finns i tre nivåer: grundnivån med ett lager, tillvalet Multipla lager för dig som har flera lagerställen, och tillvalet Dropshipping för dig som låter leverantören skicka direkt till slutkunden.

Du hittar allt under Logistik & Betalning → Lager i Ashop.

Så räknas lagersaldot – gäller alla nivåer

På varje produkt, under fliken Pris & Lager, arbetar tre siffror tillsammans:

• Antal i lager – det fysiska saldot, alltså vad som står på hyllan.
• Reserverade – antal som är låsta av order som ännu inte lämnat er. Klicka på siffran för att se exakt vilka order det handlar om.
• Köpbara – Antal i lager minus Reserverade. Det är den här siffran butiken utgår från.

När en kund lägger en order ökar Reserverade direkt, så att samma vara inte kan säljas två gånger. Det fysiska saldot skrivs ner först när ordern registreras i ert kassa- eller affärssystem. Har ni ingen sådan koppling justerar ni Antal i lager själva – då är det Reserverade som rör sig automatiskt.

Ashop städar reservationerna varje timme. Order som annullerats, makulerats eller redan är färdigbehandlade räknas bort, så en glömd reservation kan aldrig ligga och blockera saldo i längden.

Lämnar du Antal i lager tomt spårar Ashop inget saldo för produkten. Då styr du lagerstatusen manuellt, precis som utan appen.

Grundnivå – ett lager

Lagerstatusar och lagerflöden

Ett lagerflöde är en regeluppsättning som talar om vilken lagerstatus produkten ska få vid vilket saldo. Du sätter:

• vilken status som gäller när varan finns i lager
• vilken status som gäller när den är slut
• en särskild status för sista exemplaret – t.ex. ”Endast 1 kvar”
• en utgått-status
• en gräns för när varan räknas som lagervara

Därefter sköter sig statusen själv. Säljs sista exemplaret byter produkten automatiskt till slut-i-lager-statusen; kommer det in nytt saldo byter den tillbaka. Du hittar flödena under Lager → Lagerflöde och statusarna under Lagerstatusar.

På grundnivån redigerar du de lagerflöden som finns. Behöver du fler flöden med olika regler ingår det i tillvalet Multipla lager.

Notera att Lagerstatus på produkten låses så snart produkten har ett saldo – det är meningen. Statusen ska styras av lagerflödet, inte sättas för hand. Vill du sätta statusen manuellt tömmer du saldofältet.

Lagerhyllor och hyllplatser

Du kan lägga upp hyllor och hyllplatser i lagret och peka ut var varje produkt står. Plockaren ser då hyllplatsen direkt på produkten, och du kan lägga till en fritextrad med extra information om platsen – perfekt för skrymmande varor eller lager med flera våningar.

Koppling till affärssystem

Lagret kan kopplas till ett externt system, så att saldon hämtas därifrån i stället för att skötas manuellt. Vilka val som är tillgängliga beror på vilka integrationer ni har aktiva – till exempel Fortnox, Specter eller Winpos. Kontakta oss om ni vill koppla på ett system.

Varje produkt kan dessutom få ett eget artikelnummer i lagret och ett inköpspris. Har varumärket en marginal inlagd föreslår Ashop ett försäljningspris utifrån inköpspriset.

Lås pris

Kryssa i Lås pris på en produkt om priset inte ska skrivas över vid nästa import eller synk från ett externt system. I produktlistan kan du filtrera fram alla produkter med låsta priser, så att du snabbt ser vilka som är undantagna.

Vad kunden ser i butiken

• Visa lagerantal – slår på att antalet visas publikt, t.ex. ”I lager (12 st. i lager)”. Ett tydligt köpargument när du har gott om varor.
• Få kvar i lager – ange vid vilket antal butiken ska börja flagga att det börjar ta slut. En bra knuff till kunder som tvekar.

Båda dessa styr du själv under Lager → Inställningar.

Tillval: Multipla lager

Har ni fler än ett lagerställe – centrallager plus butik, eller egna lager på flera orter – är det här tillvalet ni vill ha. Varje produkt kan då ligga i flera lager med eget saldo, egen hyllplats, eget artikelnummer och eget inköpspris. Multipla lager är ett tillval som vi aktiverar för er; hör av er om ni vill ha det påslaget.

Vad du får

• Skapa och ta bort lager under Lager. Huvudlagret kan aldrig tas bort. Raderar du ett annat lager flyttas produkter som bara låg där automatiskt över till huvudlagret, så inget faller mellan stolarna.
• Lägg till produkt i lager direkt från produkten: välj lager, lagerstatus och saldo. Ett kort per lager visas sedan på fliken Pris & Lager, och du kan plocka bort produkten från ett enskilt lager igen. Produkten måste alltid finnas i minst ett lager.
• Lagersammanställning överst på produkten när den ligger i flera lager, så du ser den samlade statusen och totalt antal köpbara utan att räkna ihop själv.
• Produktspecifikt lagerflöde – enskilda produkter kan följa andra regler än resten av sortimentet.
• Fler lagerflöden – du kan skapa nya flöden, inte bara redigera befintliga.
• Filtret ”Finns i lager” bland ej färdiga produkter, så du snabbt kan arbeta lager för lager.
• Standardmarginal och automatisk prissättning per varumärke – lägg in en marginal på varumärket och låt Ashop hålla försäljningspriserna uppdaterade när inköpspriserna ändras.

Så räknas totalen

Produktens totala saldo är summan av Köpbara i alla lager. Produktens lagerstatus hämtas från det lager som har den ”bästa” statusen – i första hand den högst rangordnade lagerstatusen, därefter huvudlagret om det har köpbart saldo, sedan lägsta inköpspris och störst saldo. I praktiken betyder det att kunden ser ”i lager” så länge varan finns någonstans hos er.

Allt detta räknas om automatiskt varje gång du ändrar ett saldo i ett lager. Du behöver aldrig uppdatera totalen för hand.

Bra att veta innan ni går över till flera lager

• Order sätts inte automatiskt till Plockas om någon rad ligger i ett annat lager än huvudlagret. Sådana order behöver ni gå igenom manuellt. Plock-appen arbetar också bara mot huvudlagret.
• Snabbredigering av saldo i produktlistan påverkar huvudlagret. Ska du justera saldot i ett annat lager gör du det på produktens Pris & Lager-flik.
• Massuppdatering av varianter hoppar över varianter som ligger i flera lager. Dem uppdaterar du en och en.
• Kopierar du en produkt följer bara ett lager med – huvudlagret. Övriga lagerkopplingar lägger du till på kopian.
• Det finns ingen funktion för att flytta saldo mellan lager. En omflyttning gör du genom att minska saldot i det ena lagret och öka i det andra.
• Kunden ser aldrig vilket lager varan ligger i – i butiken visas bara det sammanlagda saldot och statusen.

Tillval: Dropshipping

Dropshipping låter er sälja varor som ni inte har hemma. Beställningen går vidare till leverantören, som packar och skickar direkt till slutkunden. Ni breddar sortimentet utan att binda kapital i lager. Dropshipping bygger på Multipla lager och aktiveras av oss – kontakta oss om ni vill komma igång.

Tanken är enkel: ni lägger upp leverantören som ett eget lager, lägger de produkter leverantören har i det lagret, och pekar ut hur beställningen ska nå dem.

Ställ in leverantören på lagret

På lagret väljer du Dropshipping leverantör:

• E-post – beställningen mejlas till leverantören. Fyll i mottagaradress (flera adresser separeras med komma) och ert kundnummer hos lagret, som följer med i mejlet så att leverantören direkt ser vem som beställer.
• Exacta – beställningen skickas som orderfil till Exacta. Valet dyker upp när ni har Exacta-kopplingen aktiv, vilket är en separat integration.

Du kan också kryssa i Auto dropship på lagret – mer om det längre ner.

Beställa manuellt från en order

1. Öppna ordern och klicka Dropshipping från leverantör i Leverans-kortet.
2. Du får upp orderns rader med produkt, antal, radpris och en lagerväljare. Bara lager där produkten finns och som har en leverantör kan väljas, och Ashop förvalt det lager som bäst matchar raden. Har lagret ett saldo står det med i valet, t.ex. ”Leverantörslager (88 st i lager)”.
3. Markera de rader som ska beställas – en, flera eller alla – och skicka.

Rader som redan skickats är låsta och visar i stället ”Skickat till” med lagrets namn, så samma rad kan inte beställas två gånger av misstag. Du kan alltså dela upp en order: skicka det leverantören ska ha, och plocka resten själv.

Det här får leverantören

Vid e-postleverantör skickas ett beställningsmejl med ämnet ”Beställning från [er butik] – order: [ordernummer]”. Mejlet innehåller:

• Leveransinformation – slutkundens namn, adress och kontaktuppgifter, eller er butiksadress om kunden valt att hämta i butik.
• Er butiksinformation – företagsuppgifter, kundnummer och kontaktvägar.
• Beställda produkter – namn, artikelnummer, EAN där det finns, och antal.

Inga priser eller belopp följer med – det är en plockbeställning, inte en faktura.

Vad som händer efteråt

När beställningen är skickad markeras raderna som skickade till leverantör, med tidpunkt och lager. Tänk på att detta är just en markering:

• Orderstatusen ändras inte – ni styr själva när ordern går vidare till t.ex. Behandlas eller Skickad.
• Lagersaldot ändras inte av beställningen.
• Kunden får inget extra mejl – vill ni informera om att varan skickas direkt från leverantör gör ni det på vanligt sätt.

I orderlistan får ni kolumnen Skickad till lev. som visar hur många av orderns rader som är beställda, t.ex. 2/3. Fäll ut ordern för tidpunkt per rad, eller öppna ordern för att se det direkt i produkttabellen. Kolumnen Skickad av leverantör fylls i av Exacta-kopplingen; med e-postleverantör bekräftar leverantören i stället på sitt vanliga sätt.

Automatisk dropshipping

Kryssar ni i Auto dropship på ett lager behöver ingen göra något manuellt – nya order med produkter från det lagret beställs automatiskt. Ashop kör detta en gång i timmen, så räkna med att beställningen går iväg inom en timme efter att ordern lagts, inte i samma sekund.

Två saker är värda att känna till:

• Automatiken tar bara order som fortfarande är obehandlade. Ändrar någon orderstatus innan automatiken hunnit köra hoppas ordern över och behöver skickas manuellt.
• Automatiken tittar bara på färska order. Order som av någon anledning legat kvar längre skickar ni manuellt från ordersidan.

Varje automatisk beställning loggas på ordern, så ni kan alltid se vad som skickats och när.

Vilken nivå gör vad?

Vill ni uppgradera från grundnivå till Multipla lager eller Dropshipping – hör av er till oss, vi aktiverar det på er butik.