Specter Synka produkter & ordrar

Specter – synka produkter & ordrar

Kopplingen mot Specter gör ert affärssystem till sanningen för produkter, priser och lager, och skickar era webbordrar tillbaka till Specter för leverans och fakturering. Ni slipper dubbelarbete: en artikel läggs upp och prissätts på ett ställe, och alla ordrar hamnar där de ska hanteras.

Kopplingen sätts alltid upp av oss, eftersom API-uppgifterna mot Specter behöver läggas in. Hör av er när ni har ett Specter-konto, så tar vi det tillsammans med er Specter-kontakt.

Så här kommer ni igång – i den här ordningen

Ordningen spelar roll. Gör lagerkopplingen först, aktivera lagersynken sist.

1. Peka ut vilket lager som är Specters. Gå till Logistik & Betalning → Lager, redigera lagret och välj Specter i fältet Externt lager. Lagret behöver också ha ett lagerflöde, annars sparas inget saldo.
2. Fyll i artikelnummer för de rader som inte är produkter. I appens inställningar anger ni de artikelnummer ni använder i Specter för fraktavgift, rabatt och presentkort och öresavrundning. Får ni orderrader i Specter som inte kan bokföras rätt är det nästan alltid dessa fält som saknar värde.
3. Kryssa i Synkronisera lager när lagret är kopplat. Då börjar lagersaldon och lagerstatusar hämtas från Specter.
4. Har ni flera webbutiker mot samma Specter fyller ni i Specters webshops-ID, så att Specter ser vilken butik varje order kommer från. Har ni bara en butik lämnar ni det tomt.

Fälten som heter batchnummer ska ni lämna orörda. De är interna räknare som kopplingen sköter själv, och ändrar man i dem kan artiklar hoppas över vid nästa synk.

Vad Specter styr – och vad ni styr i Ashop

Detta är den viktigaste tabellen i hela manualen. Ändrar ni något i vänsterkolumnen i Ashop skrivs det över vid nästa synk.

Ändra aldrig fältet Eget artikelnummer på en produkt som kommer från Specter. Det är den nyckel som håller ihop artikeln i de två systemen – ändras den tappar produkten kontakten med Specter och börjar leva sitt eget liv.

Produktnamn, säljtexter, beskrivning och varumärke hämtas från Specter när produkten skapas, och därefter är de era. Skriv gärna om dem för att sälja bättre – Specter rör dem inte igen. Ett undantag: på variantprodukter uppdateras texterna vid varje synk, så redigera texter på huvudprodukten.

Nya produkter från Specter

Läggs en ny artikel upp i Specter skapas den automatiskt i Ashop. Men den kommer utan kategori, och en produkt utan kategori går inte att hitta i butiken.

Gör därför till en rutin att gå igenom Produkter → Multiändra → Produkter utan kategori med jämna mellanrum. Där kategoriserar ni flera produkter på en gång. Samtidigt är det ett bra läge att lägga in bilder och skriva säljtext.

Hur snabbt går synken?

• Produkter, priser och moms: Specter meddelar Ashop direkt vid en ändring, så det slår igenom inom ungefär en minut.
• Lagersaldo: samma sak – direkt vid ändring – och dessutom en fullständig kontrollsynk varje timme som säkerhetsnät.
• Ingenting hämtas nattetid eller på fasta klockslag i övrigt.

Det finns ingen knapp för att tvinga fram en synk. Behöver ni läsa in allt på nytt – till exempel efter en större omprissättning i Specter – hör av er till oss.

När ni behöver göra ett undantag

Ibland vill man att Ashop ska gå före Specter. Det finns två reglage för det, och de gör olika saker:

• Lås pris på produkten – priset uppdateras inte från Specter, men allt annat fortsätter synkas. Perfekt för en kampanjvara eller en produkt där ni prissätter webben annorlunda. Alla låsta priser hittar ni i produktlistan under Produkter med låsta priser.
• Hindra uppdatering från Specter – produkten hoppas över helt. Använd sparsamt: då måste ni hålla saldo och pris uppdaterade själva. Listan heter Låsta från affärssystem-uppdatering, och ni kan sätta reglaget på många produkter samtidigt via Multiändra → Lagerstatus & affärssystem. På variantföräldrar och paketprodukter är massändring enda vägen.

På varje produkt ser ni också Senast uppdaterad från Specter, vilket är det snabbaste sättet att avgöra om en produkt faktiskt är med i synken.

Raderas en artikel i Specter tas produkten inte bort i Ashop. Den sätts i stället till en status som visar att den är permanent slut, saldot töms, och Hindra uppdatering från Specter slås på automatiskt. Det betyder också att produkten inte börjar uppdateras igen av sig själv om artikeln återskapas i Specter – då behöver ni kryssa av reglaget manuellt.

Ordrar till Specter

När en order går över till Specter skapas både kunden och ordern där. Kunduppgifterna i Specter uppdateras med webbutikens uppgifter vid varje export, så webben är sanningen för kunddata.

Det finns tre sätt en order når Specter:

• Med Plockappen – ordern skickas automatiskt när plockaren klarmarkerar eller bokar frakt. Det här är det smidigaste upplägget: Ashop skapar ordern, markerar den som levererad och skapar fakturan i Specter, allt i ett svep.
• Med Svea Checkout – ordern skapas i Specter direkt när Svea debiterar kunden, så att bokföringsdatumet stämmer med betalningen.
• Manuellt – på ordern, i kortet Affärssystem – Specter. Se nästa avsnitt.

Ordern skickas med produktrader plus separata rader för frakt, fakturaavgift och öresavrundning. Efter exporten kan orderns rader inte längre ändras i Ashop – då ska ändringen göras i Specter, så att systemen inte glider isär.

I kortet ser ni Exporterad till Specter och Ordernummer Specter. I orderlistan finns filtret Skickad till Specter, som är ert bästa verktyg för att fånga ordrar som inte gått över.

Knapparna i kortet Affärssystem – Specter

Varje knapp har en egen ruta med en förklaring av när den ska användas. Alla knappar frågar efter en bekräftelse innan något händer. Exportknapparna syns bara på slutförda och betalda ordrar som inte redan är exporterade.

• Skapa order – visas när en order är betald med direktbetalning eller Swish och aktiverad hos Svea, men saknas i Specter eftersom exporten som normalt sker automatiskt vid köpet inte gick igenom. Ordern skapas i Specter men klarmarkeras inte, så leverans och faktura sköts som vanligt när ordern plockats klar. Ashop kontrollerar hos Svea att ordern verkligen är debiterad innan något skickas.
• Exportera (Exportera och klarmarkera) – skapar ordern i Specter och markerar den samtidigt som klarexporterad i Ashop. Leverans och faktura skapas då inte automatiskt utan måste hanteras direkt i Specter. Använd bara när ordern inte ska gå genom det vanliga plockflödet. Samma åtgärd finns i orderlistans meny.
• Markera (Markera som exporterad manuellt) – markerar bara ordern som exporterad i Ashop, utan att något skickas till Specter. Använd när ordern redan är komplett i Specter, till exempel efter att ni hanterat den där för hand.

Om en order inte går över

När en export misslyckats slutgiltigt gör Ashop tre saker: skriver orsaken i kortet Logg på ordern, lägger en kommentar på ordern med instruktion om vad ni ska göra, och skickar ett mejl till butikens e-postadress med ämnet Specter-exporten misslyckades för order … och en länk till ordern.

• Vid manuell export får ni felmeddelandet Ordern kunde ej exporteras. Vänligen avvakta och prova igen senare. Prova igen efter en stund – är felet kvar, hör av er till oss med ordernumret.
• Via Plockappen och Svea Checkout flyttas ordern till statusen Behöver hanteras. Bevaka den statusen – det är där misslyckade exporter hamnar.
• Tillfälliga avbrott hos Specter (Specter svarar inte eller har ett internt fel) försöker Ashop hantera själv: exporten görs om upp till tre gånger, med ett par minuters mellanrum, innan ordern flyttas till Behöver hanteras. Avvisar Specter ordern, till exempel för att uppgifter saknas, flyttas den direkt eftersom ett nytt försök inte skulle hjälpa.
• Saknar Specter saldo på en artikel misslyckas leveranssteget, och ordern hamnar också i Behöver hanteras. Kontrollera saldot i Specter och kör om.

Så går ni vidare: kontrollera betalstatus och produkter i Specter och Svea. Stämmer allt klickar ni på Markera i kortet och klarmarkerar sedan ordern, det vill säga sätter den som skickad eller levererad.

Leverans och faktura skickas aldrig två gånger. Ashop noterar att leveransen och fakturan skickats. Går ett försök av någon anledning sönder utan att Specter hunnit svara stoppar Ashop nästa export med en logg på engelska som slutar …has to be verified in Specter by hand rather than sent again. Då ska ni kontrollera i Specter om leveransen eller fakturan finns, och i så fall markera ordern som exporterad manuellt. Det skyddar mot dubbla fakturor och att lagersaldot dras två gånger.

Två svar från Specter ser ut som fel men är hanterade: att ordern exporterades men att e-postadressen inte kunde matchas mot en kund (Ordern exporterades men Specter hittar inte e-postadressen), och att ordern redan fanns i Specter och därför inte uppdaterades (Order finns redan i Specter och uppdaterades därför inte).