Specter Synka produkter & ordrar

´

Specter – synka produkter & ordrar

Kopplingen mot Specter gör ert affärssystem till sanningen för produkter, priser och lager, och skickar era webbordrar tillbaka till Specter för leverans och fakturering. Ni slipper dubbelarbete: en artikel läggs upp och prissätts på ett ställe, och alla ordrar hamnar där de ska hanteras.

Kopplingen sätts alltid upp av oss, eftersom API-uppgifterna mot Specter behöver läggas in. Hör av dig när ni har ett Specter-konto, så tar vi det tillsammans med er Specter-kontakt.

Så här kommer ni igång – i den här ordningen

Ordningen spelar roll. Gör lagerkopplingen först, aktivera lagersynken sist.

1. Peka ut vilket lager som är Specters. Gå till Logistik & Betalning → Lager, redigera lagret och välj Specter i fältet Externt lager. Lagret behöver också ha ett lagerflöde, annars sparas inget saldo.
2. Fyll i artikelnummer för de rader som inte är produkter. I appens inställningar anger du de artikelnummer ni använder i Specter för fraktavgift, rabatt och presentkort och öresavrundning. Får ni orderrader i Specter som inte kan bokföras rätt är det nästan alltid dessa fält som saknar värde.
3. Kryssa i Synkronisera lager när lagret är kopplat. Då börjar lagersaldon och lagerstatusar hämtas från Specter.
4. Har ni flera webbutiker mot samma Specter fyller ni i Specters webshops-ID, så att Specter ser vilken butik varje order kommer från. Har ni bara en butik lämnar ni det tomt.

Fälten som heter batchnummer ska ni lämna orörda. De är interna räknare som kopplingen sköter själv, och ändrar man i dem kan artiklar hoppas över vid nästa synk.

Vad Specter styr – och vad ni styr i Ashop

Detta är den viktigaste tabellen i hela manualen. Ändrar ni något i vänsterkolumnen i Ashop skrivs det över vid nästa synk.

Ändra aldrig fältet Eget artikelnummer på en produkt som kommer från Specter. Det är den nyckel som håller ihop artikeln i de två systemen – ändras den tappar produkten kontakten med Specter och börjar leva sitt eget liv.

Produktnamn, säljtexter, beskrivning och varumärke hämtas från Specter när produkten skapas, och därefter är de era. Skriv gärna om dem för att sälja bättre – Specter rör dem inte igen. Ett undantag: på variantprodukter uppdateras texterna vid varje synk, så redigera texter på huvudprodukten.

Nya produkter från Specter

Läggs en ny artikel upp i Specter skapas den automatiskt i Ashop. Men den kommer utan kategori, och en produkt utan kategori går inte att hitta i butiken.

Gör därför till en rutin att gå igenom Produkter → Multiändra → Produkter utan kategori med jämna mellanrum. Där kategoriserar du flera produkter på en gång. Samtidigt är det ett bra läge att lägga in bilder och skriva säljtext.

Hur snabbt går synken?

• Produkter, priser och moms: Specter meddelar Ashop direkt vid en ändring, så det slår igenom inom ungefär en minut.
• Lagersaldo: samma sak – direkt vid ändring – och dessutom en fullständig kontrollsynk varje timme som säkerhetsnät.
• Ingenting hämtas nattetid eller på fasta klockslag i övrigt.

Det finns ingen knapp för att tvinga fram en synk. Behöver ni läsa in allt på nytt – till exempel efter en större omprissättning i Specter – hör av dig till oss.

När ni behöver göra ett undantag

Ibland vill man att Ashop ska gå före Specter. Det finns två reglage för det, och de gör olika saker:

• Lås pris på produkten – priset uppdateras inte från Specter, men allt annat fortsätter synkas. Perfekt för en kampanjvara eller en produkt där ni prissätter webben annorlunda. Alla låsta priser hittar du i produktlistan under Produkter med låsta priser.
• Hindra uppdatering från Specter – produkten hoppas över helt. Använd sparsamt: då måste ni hålla saldo och pris uppdaterade själva. Listan heter Låsta från affärssystem-uppdatering, och du kan sätta reglaget på många produkter samtidigt via Multiändra → Lagerstatus & affärssystem. På variantföräldrar och paketprodukter är massändring enda vägen.

På varje produkt ser du också Senast uppdaterad från Specter, vilket är det snabbaste sättet att avgöra om en produkt faktiskt är med i synken.

Raderas en artikel i Specter tas produkten inte bort i Ashop. Den sätts i stället till en status som visar att den är permanent slut, saldot töms, och Hindra uppdatering från Specter slås på automatiskt. Det betyder också att produkten inte börjar uppdateras igen av sig själv om artikeln återskapas i Specter – då behöver ni kryssa av reglaget manuellt.

Ordrar till Specter

När en order går över till Specter skapas både kunden och ordern där. Kunduppgifterna i Specter uppdateras med webbutikens uppgifter vid varje export, så webben är sanningen för kunddata.

Det finns tre sätt en order når Specter:

• Med Plockappen – ordern skickas automatiskt när plockaren klarmarkerar eller bokar frakt. Det här är det smidigaste upplägget: Ashop skapar ordern, markerar den som levererad och skapar fakturan i Specter, allt i ett svep.
• Med Svea Checkout – ordern skapas i Specter direkt när Svea debiterar kunden, så att bokföringsdatumet stämmer med betalningen. Läs noten om lagersaldo nedan.
• Manuellt – på ordern, i kortet Affärssystem, klickar du Exportera. Samma knapp finns i orderlistans meny för betalda ordrar.

Ordern skickas med produktrader plus separata rader för frakt, fakturaavgift och öresavrundning. Efter exporten kan orderns rader inte längre ändras i Ashop – då ska ändringen göras i Specter, så att systemen inte glider isär.

I kortet Affärssystem ser du Exporterad till Specter och Ordernummer Specter. I orderlistan finns filtret Skickad till Specter, som är ditt bästa verktyg för att fånga ordrar som inte gått över.

Om en order inte går över

• Vid manuell export får du ett felmeddelande direkt, och orsaken loggas i kortet Logg på ordern. Prova igen efter en stund – är felet kvar, hör av dig till oss med ordernummret.
• Via Plockappen flyttas ordern till statusen Behöver hanteras om något gick fel, med orsaken i orderns logg. Bevaka den statusen – det är där misslyckade exporter hamnar.
• Saknar Specter saldo på en artikel misslyckas leveranssteget, och ordern hamnar också i Behöver hanteras. Kontrollera saldot i Specter och kör om.

Två svar från Specter ser ut som fel men är hanterade: att ordern exporterades men att e-postadressen inte kunde matchas mot en kund, och att ordern redan fanns i´