Appen kopplar er webbutik till affärssystemet Pyramid Business Studio. Varje slutförd order skickas automatiskt över till Pyramid som en orderfil, så att ni slipper registrera webbordrar för hand.
I Ashop heter appen kort och gott Pyramid.
Läs det här först: kopplingen går bara en väg
Appen skickar ordrar från Ashop till Pyramid. Ingenting går i motsatt riktning.
| Detta sköter appen | Detta sköter den inte |
|---|
- Skickar orderhuvud med kund- och leveransuppgifter
- Skickar orderrader med artikelnummer, antal och pris
- Skickar kundens meddelande till er
- Markerar ordern som exporterad i Ashop
|
- Hämtar inte lagersaldo från Pyramid
- Hämtar inte priser från Pyramid
- Hämtar inte artiklar – produkter läggs upp i Ashop
- Hämtar inte fakturor eller orderstatus tillbaka
- Skapar inga kunder i Pyramid
|
Ska lager och priser hållas i takt mellan systemen behöver det lösas separat – hör av er så tittar vi på vad som passar er uppsättning.
Kom igång
Kopplingen sker via en FTP-mapp hos er som Pyramid läser orderfilerna från. Ni behöver därför uppgifterna till den från er Pyramid-leverantör:
- FTP-adress
- FTP-användarnamn
- FTP-lösenord
- FTP-port – normalt 21
- FTP-sökväg för orderexport – mappen där orderfilerna ska hamna. Standard är
/Ashop/Order.
Alla fem krävs, och ni fyller i dem när appen aktiveras. Kontakta supporten om ni är osäkra – vi hjälper till med uppsättningen och ställer samtidigt in vilket produktfält som ska användas som artikelnummer mot Pyramid, vilket är avgörande för att ordrarna ska matcha era artiklar.
Två inställningar ni styr själva
| Exportera ordrar automatiskt |
Slår på den automatiska exporten. Är den av måste varje order exporteras manuellt. Läs varningen nedan innan ni slår på den. |
| Skicka text i versaler |
Skriver alla texter i orderfilen med VERSALER. Vissa Pyramid-uppsättningar förväntar sig det – fråga er Pyramid-leverantör om det behövs. |
Varning innan ni slår på automatisk export
När den automatiska exporten slås på tar Ashop alla slutförda ordrar som inte redan är markerade som exporterade – även gamla. Har ni ett års orderhistorik i butiken skickas den historiken till Pyramid, hundra ordrar var femte minut, tills den är slut.
Det är sällan vad ni vill. Gör så här i stället:
- Låt automatisk export vara av till en början.
- Exportera en enda order manuellt och kontrollera i Pyramid att den kom in rätt.
- Hör av er till supporten innan ni slår på automatiken, så att vi först markerar era gamla ordrar som exporterade.
Så fungerar exporten
Med automatiken påslagen kontrollerar Ashop var femte minut om det finns slutförda ordrar som ännu inte skickats, och lägger en orderfil per order i FTP-mappen. Filen får ordernummret som filnamn.
En order räknas som klar att exportera när den är slutförd. Observera att betalningsstatus inte kontrolleras – en slutförd order skickas även om betalningen inte är bekräftad. Ha det i åtanke om ni har betalsätt där pengarna kommer in i efterhand.
Exportera en enskild order
På ordern finns kortet Affärssystem med knappen Exportera. Den fungerar oavsett om automatiken är på, och är också er bästa felsökningsknapp – misslyckas den får ni det verkliga felmeddelandet direkt på skärmen.
Vid lyckad export visas ´Ordern har nu skickats till Pyramid!´ och kortet får raden Exporterad till Pyramid med tidsstämpel.
Markera som exporterad utan att skicka
Samma kort har valet Markera som exporterad manuellt. Den skickar ingenting – den bara markerar ordern som klar. Använd den för ordrar ni registrerat i Pyramid på annat sätt, så att de inte ligger kvar och försöker skickas.
Observera att markeringen har två sidoeffekter: den släpper reservationen av lagret för ordern, och den startar klockan för utskick av omdömesförfrågan om ni använder Produktomdömen.
Så håller ni koll på att det fungerar
Det här är viktigt, eftersom en misslyckad automatisk export inte syns någonstans i Ashop. Inget felmeddelande, inget mejl, ingen notis.
Rutin att lägga in hos er:
- Gå till orderlistan och filtrera på Skickad till Pyramid = Nej.
- Är listan tom eller innehåller bara helt nya ordrar fungerar exporten.
- Börjar ordrar samlas där har något gått fel. Öppna en av dem och klicka Exportera – då får ni felmeddelandet.
Gör det till en daglig eller veckovis kontroll. Misslyckade ordrar försöker skickas igen automatiskt var femte minut, så när grundproblemet är löst går de igenom av sig själva.
Vanliga orsaker när det står stilla
- FTP-uppgifterna har ändrats – lösenord som bytts eller server som flyttats. Vanligaste orsaken.
- Mappen finns inte eller kontot saknar skrivrättighet till den.
- Brandvägg eller ny IP-adress hos FTP-servern.
Förberedelser i sortimentet
- Fyll i artikelnummer på produkterna. Det är artikelnumret som matchar mot era artiklar i Pyramid. Saknas det skickas produktens interna ID i Ashop i stället, vilket Pyramid sannolikt inte känner igen.
- Kontrollera fraktsätten. Fraktsättets namn följer med i orderfilen. Behöver Pyramid en särskild kod går det att styra – hör av er.
- Kundnummer. Har kunden inget externt kundnummer skickas Ashops interna kundnummer. Behöver ni styra kundnumren mot Pyramids kundregister, hör av er.
Bra att veta
- Orderfilen innehåller belopp exklusive moms för frakt, betalsättsavgift och produktrader.
- Kundens meddelande följer med som text i orderfilen.
- Företagsordrar skickas med företagsnamnet, privatordrar med kundens namn.
- Orderstatus i Ashop styrs inte av Pyramid. Ni sätter statusarna i Ashop som vanligt.
- Inställningen ´Order registrerad i kassan?´ på orderstatusar har ingen effekt när Pyramid är aktiv – markeringen görs av exporten i stället.
- En order exporteras bara en gång. Behöver ni skicka om en order, hör av er till supporten.
