Plocka – API-koppling
Plocka är en app för plockpersonalen: de ser vad som ska plockas, var varan står, skannar och bokar frakt direkt i telefonen eller på en handdator. Den här kopplingen knyter Plocka till din butik, så att ordrarna flödar automatiskt och Ashop hela tiden är sanningen om vad som hänt.
Resultatet är färre felplock, snabbare hantering och att statusen uppdateras av sig själv – ingen behöver sitta och pricka av ordrar i efterhand.
Innan du börjar
Kopplingen kräver två saker i Ashop:
- Appen Plocka aktiverad.
- Appen Ashop API aktiverad, plus en API-nyckel med Full åtkomst som du skapar under Inställningar → Ashop API. Nyckeln lägger du sedan in i Plocka.
Utan API-nyckeln kan Plocka inte prata med butiken. Nyckeln visas bara en gång när den skapas, så kopiera den direkt.
Se också till att produkterna har vikt och alla tre mått samt hyllplats ifyllt – utan dem fastnar ordrarna, vilket förklaras nedan. Behöver du fylla i mått och vikt på många produkter samtidigt är appen Batchuppdatering av lagerinfo gjord för just det.
Så hamnar en order i Plocka
Plocka visar ordrar med statusen Plockas. Dit kommer de på två sätt:
- Manuellt – du sätter statusen Plockas på ordern i Ashop.
- Automatiskt – kryssa i Sätt plocka-status automatiskt i appens inställningar. Då flyttas nya ordrar dit av sig själva direkt efter köpet, om de uppfyller alla villkor.
Varför gick ordern inte till plock?
Den automatiska flytten är avsiktligt försiktig: en order som inte kan plockas rakt igenom ska hellre stanna hos dig än skapa problem i lagret. Orsaken loggas alltid på ordern – du hittar den i kortet Logg på ordersidan, som en rad som börjar med ”Cannot set to picking”. Texten är på engelska, så här är översättningen:
| Text i loggen | Betyder | Vad du gör |
|---|
| Order has no pickable products | Ordern innehåller inget fysiskt att plocka, bara tjänster eller digitala varor | Hantera ordern manuellt |
| Order has message from customer | Kunden har skrivit ett meddelande i kassan | Läs meddelandet och sätt Plockas manuellt när du hanterat det |
| Order is not unseen | Ordern har redan en annan status än obehandlad | Sätt Plockas manuellt |
| Order is possible fraud | Ordern är flaggad som möjligt bedrägeri | Granska ordern först |
| Order paid with gift card | Ordern är betald med presentkort | Sätt Plockas manuellt |
| One or more products not in main warehouse | En vara är inte lagerförd i huvudlagret | Lägg produkten i huvudlagret |
| One or more products missing weight | En vara saknar vikt | Fyll i vikt på produkten |
| One or more products missing dimensions | En vara saknar höjd, bredd eller djup – alla tre krävs | Fyll i måtten |
| One or more products not in stock | En varas lagerstatus säger inte att den finns i lager | Kontrollera saldo och status |
| Shipment not ready or not found in Unifaun | Försändelsen är inte förberedd hos nShift ännu | Avvakta, eller kontrollera fraktkopplingen |
| KCO Order status not ok / Svea order status not ok | Betalningen är inte färdigbehandlad hos Klarna respektive Svea | Avvakta – den brukar lösa sig av sig själv |
Ser du ”Minst en orderrad saknar koppling till produkt” beror det oftast på samma sak som raden om huvudlagret: varan är inte lagerförd i huvudlagret.
Mått och vikt är den vanligaste orsaken i praktiken. Går många ordrar inte vidare automatiskt är det nästan alltid där problemet ligger – och det är ett arbete du gör en gång per produkt.
Vad plockaren ser
För varje orderrad skickas: produktnamn, EAN, artikelnummer, beställt antal, saldo och reserverat antal i huvudlagret, hylla och hyllplats med eventuell hyllkommentar, vikt, mått, paketslag och produktbild.
Tjänsterader visas separat från de fysiska varorna, och kampanj- och presentkortsrader plockas bort – det finns inget att hämta på hyllan för dem. Samma produkt som förekommer både löst och i ett paket slås ihop till en rad, så plockaren hämtar rätt antal.
Plockaren kan också skriva en kommentar på ordern, och rapportera fel. En felrapport flyttar ordern till Behöver hanteras med kommentaren sparad, så att du ser den i Ashop.
När plockaren är klar
Plockaren avslutar ordern på ett av två sätt:
- Bokar frakt – kolliuppgifterna skickas till nShift eller Shipmondo, fraktetiketten kommer tillbaka till appen för utskrift, och paketnumren skrivs in på ordern.
- Slutför utan fraktbokning – för butiksupphämtning, eller när frakten bokats på annat sätt. Plockaren kan då även byta fraktsätt på ordern.
I båda fallen händer sedan detta i Ashop:
- Statusen sätts till Skickad, eller Klar att hämta om det är en butiksupphämtning.
- Lagersaldot dras av – se nedan.
- Plockarens namn och tidpunkt sparas på ordern, så du ser vem som packade den.
- Packsedeln sparas på ordern om Plocka skickar med en.
- Har du kopplat ett affärssystem skickas ordern dit.
- Är Aktivera betalning påslaget aktiveras betalningen hos Klarna eller Svea.
Vill du att kunden ska få ett leveransbesked i samma stund kryssar du i att statusen Skickad respektive Klar att hämta ska skicka mejl. Det är avstängt som standard. Slår du på det bifogas packsedeln automatiskt om plockaren skickat en – ett enkelt sätt att ge kunden en följesedel digitalt.
Lagersaldot
Det fysiska saldot dras av när ordern markeras klar i Plocka, via statusen som sätts. Det förutsätter att du har appen Lagerstyrning aktiv.
Har du ett affärssystem kopplat – Specter, Fortnox, Winpos eller Pyramid – är det i stället exporten till affärssystemet som styr när saldot dras. Plocka skickar ordern dit automatiskt när den är klar.
Aktivera betalning
Med Aktivera betalning ikryssat aktiveras kundens betalning hos Klarna Checkout eller Svea när ordern markeras klar i Plocka. Ni slipper alltså ett manuellt moment per order.
Två saker att veta:
- Det gäller Klarna Checkout och Svea. Andra betalsätt påverkas inte.
- Direktbanksbetalningar via Svea kan inte aktiveras – de är redan dragna. En sådan order hamnar i Behöver hanteras när aktiveringen inte går igenom. Har ni mycket direktbank via Svea är det värt att låta inställningen vara av och aktivera manuellt i stället.
Misslyckas aktiveringen av något annat skäl flyttas ordern också till Behöver hanteras, med orsaken i orderns logg.
Fraktetiketter
Etikettutskrift kräver att du har nShift eller Shipmondo kopplat. Plocka kan skriva ut både vanlig PDF och etiketter till termoskrivare, och en etikett kan skrivas ut igen från appen om den första fastnade i skrivaren.
Har du varken nShift eller Shipmondo går det fortfarande att slutföra ordern i Plocka – men ingen etikett och inget paketnummer skapas. Boka i så fall frakten som ni gör i dag och låt plockaren använda slutför utan fraktbokning.
Det här förändras i Ashop
- Orderrader kan inte redigeras medan ordern ligger för plock. Ashop svarar ”Ordern ligger för plock och kan inte redigeras längre”. Behöver du ändra något flyttar du först ordern ur plockstatusen.
- Lagerhyllor och hyllplatser hanteras i Plocka och blir läsbara men inte redigerbara i Ashop – knapparna för att skapa och ändra hyllor försvinner. Det är avsiktligt: hyllstrukturen ska ha en ägare, och det är Plocka. Kopplingen mellan produkt och hyllplats kan du fortfarande sätta på produkten som vanligt.
- Plocka arbetar bara mot huvudlagret. Har ni flera lager behöver varorna finnas i huvudlagret för att kunna plockas.
Så följer du arbetet i Ashop
- Orderlistan filtrerad på Plockas visar vad som ligger i Plocka just nu.
- Filtrerad på Behöver hanteras visar det som fastnat: felrapporter från plockaren, misslyckad betalaktivering eller export. Gör det till en daglig rutin.
- På ordern hittar du plockarens kommentarer, paketnummer, vem som packade ordern och loggen med orsaker.
Går en fraktbokning fel får plockaren ett felmeddelande direkt i appen – ofta ”beror oftast på felaktiga kolli-dimensioner” – och ordern ligger kvar i Plockas så att det går att försöka igen. Fortsätter det att strula bör plockaren rapportera fel på ordern, så att den hamnar i Behöver hanteras och blir synlig för dig.
Kom igång
- Aktivera Plocka och Ashop API, skapa en nyckel med full åtkomst och lägg in den i Plocka.
- Kontrollera att era mest sålda produkter har vikt, mått och hyllplats.
- Låt Sätt plocka-status automatiskt vara av första veckan. Sätt några ordrar till Plockas manuellt och kör hela flödet, inklusive etikettutskrift.
- Bestäm om kunden ska få mejl vid Skickad och Klar att hämta.
- Slå på automatiken när flödet sitter, och håll ett öga på orderloggen den första tiden för att se vilka produkter som saknar mått.
