Fortnox – orderexport
Kopplingen mot Fortnox skickar era webbordrar vidare som fakturaunderlag, och håller artikelregistret i Fortnox uppdaterat med produkterna från butiken. Ni slipper knappa in ordrar manuellt, och bokföringen får rätt konton från början.
Flödet går i en riktning: från Ashop till Fortnox. Priser, lagersaldon och artiklar hämtas aldrig från Fortnox in i butiken. Butiken är alltså sanningen för produktdata, och Fortnox tar emot.
Kopplingen sätts upp av oss, men godkännandet gör ni själva – se nästa avsnitt.
Godkänn kopplingen
När vi lagt in kopplingen dyker ett kort upp på er Dashboard: Aktivera Fortnox – Du måste aktivera Fortnox. Klicka på Aktivera, logga in hos Fortnox och godkänn att Ashop får skapa fakturor, kunder, artiklar och priser. När det är klart skickas ni tillbaka till Dashboarden med meddelandet Fortnox autentiserat.
Genomför godkännandet i ett svep. Tar det för lång tid mellan att ni klickar och att ni godkänner hos Fortnox avbryts försöket, och då klickar ni bara på Aktivera igen.
Kortet försvinner när godkännandet är klart. Kopplingen förnyar sig sedan själv, men skulle den någon gång tappas – till exempel vid ett tillfälligt avbrott – kommer kortet tillbaka på Dashboarden. Då är det bara att godkänna om. Så länge kortet ligger kvar går inga ordrar över och produktsynken står still, så det är värt att åtgärda samma dag ni ser det.
Ställ in era konton
Inställningarna hittar ni under Inställningar → Appar – öppna Fortnox i listan. Ange vilka konton Fortnox ska bokföra på:
- Försäljningskonto produkter
- Försäljningskonto rabatt – används bara för äldre ordrar där rabatten ligger som en egen summa på ordern
- Försäljningskonto fraktavgift
- Försäljningskonto betalsättsavgift
- Kostnadsställe – frivilligt, fyll i om ni arbetar med kostnadsställen
Ta gärna kontonumren från er redovisningskonsult eller från kontoplanen i Fortnox. Är fälten tomma används Fortnox egna standardkonton, vilket ofta fungerar men sällan är det ni vill i längden.
Två inställningar till, som styr hur försiktig kopplingen ska vara:
- Uppdatera inte produkter – nya artiklar skapas i Fortnox, men befintliga lämnas orörda. Använd om ni underhåller artikelregistret i Fortnox och inte vill att butiken skriver över det. Observera att då uppdateras inte heller priserna.
- Uppdatera inte befintliga kunder – nya kunder skapas, men befintliga kunduppgifter i Fortnox lämnas som de är. Bra om ni justerat kunduppgifter i Fortnox och inte vill att en webborder skriver över dem.
Exportera en order
Orderexporten är manuell, en order i taget. Det finns ingen automatik som skickar ordrar när de kommer in eller när de byter status – ni bestämmer när ordern ska över. Bara slutförda ordrar med en betald orderstatus kan exporteras; annars visas Endast slutförda och betalda ordrar kan exporteras till affärssystemet.
Öppna ordern och använd Exportera i kortet Affärssystem:
- Exportera som fakturaunderlag – skapar en kontantfaktura i Fortnox. Det här är standardvägen.
- Exportera som order – skapar en order i stället för en faktura. Finns bara om vi aktiverat det för er; säg till om ni vill arbeta så.
Ni kan också expandera en rad i orderlistan och exportera därifrån. Den genvägen visas för betalda ordrar och skapar alltid ett fakturaunderlag.
Vid exporten skapas tre saker i Fortnox: kunden (skapas eller uppdateras), artiklarna på orderns rader, och fakturaunderlaget med en rad per produkt plus rader för frakt och eventuell betalningsavgift. Rader som lagts till för hand på ordern följer med utan artikelnummer.
Exporten påverkar lagersaldot
Det här är viktigt att känna till: i samma sekund som ni exporterar ordern minskas det fysiska lagersaldot och reservationen släpps.
Fram till exporten ligger varorna som reserverade – de är inte köpbara, men finns kvar i det fysiska saldot. Det innebär i praktiken att exporten till Fortnox är den punkt där butiken anser att varan lämnat lagret. Exportera därför när ordern faktiskt är hanterad, inte i förväg.
Samma gäller knappen Markera som exporterad manuellt. Den används när en order inte ska till Fortnox alls – men den drar av lagersaldot precis som en riktig export.
Hålla koll på vad som gått över
- Kortet Affärssystem på ordern visar Exporterad till Fortnox med datum och tid.
- I orderlistan finns filtret Skickad till Fortnox: Ja/Nej. Kör det som en rutin, till exempel en gång om dagen, så att inga ordrar blir kvar.
Går exporten fel visas Fortnox eget felmeddelande direkt på skärmen, inledd med Fortnox API request failed with: – oftast något som saknas, till exempel ett konto som inte finns i er kontoplan. Ordern förblir omarkerad, så ni kan rätta felet och exportera igen. Ingenting går sönder av ett misslyckat försök, men kunden och artiklarna kan redan ha hunnit skapas i Fortnox.
Fakturanumret från Fortnox visas inte i Ashop, så håll ordernumret som er gemensamma referens. Ordernumret följer med som Ert ordernummer på fakturan i Fortnox, så det är enkelt att hitta åt andra hållet.
Produkter till Fortnox
Har vi aktiverat produktsynken skickas era produkter automatiskt till Fortnox varje timme. Bara det som ändrats sedan förra körningen går över, så synken är snabb även med stora sortiment.
Det här skickas: artikelnummer, produktnamn, EAN, mått och vikt, varumärkets artikelnummer, varumärke, om artikeln är aktiv, och lagersaldo om ett av era lager är kopplat till Fortnox. Priset (utan moms) skickas till en prislista om vi ställt in vilken. Tecken som inte är tillåtna i ett artikelnummer i Fortnox, till exempel mellanslag, tas bort på vägen.
Följande produkter ingår inte i synken:
- Paketprodukter och offertprodukter
- Huvudprodukter för varianter – varianterna går över var för sig
- Arkiverade produkter
- Produkter utan riktigt varumärke
- Produkter där artikelnummerfältet är tomt
- Produkter där Hindra uppdatering från Fortnox är ikryssat
Trots namnet betyder det sista reglaget ”ta inte med produkten i exporten till Fortnox”. Fortnox uppdaterar aldrig något i butiken, så det finns ingenting att hindra i den riktningen. Använd det för produkter som inte hör hemma i ert artikelregister. Ni hittar dem samlade i produktlistan under Låsta från affärssystem-uppdatering, och ni kan sätta reglaget på många produkter samtidigt via Multiändra → Lagerstatus & affärssystem.
Behöver ni inte vänta på nästa timkörning finns Produkter → Exportera → Exportera till Fortnox, som kör samma synk direkt.
Bra att veta
- Inget hämtas från Fortnox. Ändrar ni ett pris eller ett saldo i Fortnox syns det inte i butiken. All produktdata ska underhållas i Ashop.
- Reglaget ”Lås pris” påverkar inte Fortnox. Det gäller andra kopplingar. Vill ni hålla en produkt utanför Fortnox använder ni Hindra uppdatering från Fortnox.
- Orderstatusar exporterar ingenting. Kryssrutan om export till affärssystem på en orderstatus har ingen effekt när Fortnox är aktiv – exporten sker bara när ni klickar på den.
- En order som säljs tar med sin produkt till Fortnox även om produkten är utesluten ur den vanliga synken. Artikeln måste finnas i Fortnox för att fakturan ska kunna skapas.
- Arkiverar ni en produkt i Ashop inaktiveras den inte i Fortnox. Det behöver ni göra i Fortnox.
- Kör ni Produktkampanjer och där valt att sätta ”hindra uppdatering” under kampanjen, ligger produkten utanför Fortnox-synken så länge kampanjen pågår. Den kommer tillbaka när kampanjen avslutas.
- Externt kundnummer på kundkortet i Ashop används som kundnummer i Fortnox. Har ni redan kundnummer i Fortnox, fyll i det på kunden innan första exporten så hamnar ordern på rätt kund. Saknas det används kundens nummer i Ashop, och efter exporten sparas kundnumret från Fortnox på kundkortet.
