Fortnox – orderexport
Kopplingen mot Fortnox skickar dina webbordrar vidare som fakturaunderlag, och håller artikelregistret i Fortnox uppdaterat med produkterna från butiken. Du slipper knappa in ordrar manuellt, och bokföringen får rätt konton från början.
Flödet går i en riktning: från Ashop till Fortnox. Priser, lagersaldon och artiklar hämtas aldrig från Fortnox in i butiken. Butiken är alltså sanningen för produktdata, och Fortnox tar emot.
Kopplingen sätts upp av oss, men godkännandet gör du själv – se nästa avsnitt.
Godkänn kopplingen
När vi lagt in kopplingen dyker ett kort upp på din Dashboard: Aktivera Fortnox – Du måste aktivera Fortnox. Klicka på Aktivera, logga in hos Fortnox och godkänn att Ashop får skapa fakturor, kunder, artiklar och priser.
Genomför godkännandet i ett svep. Tar det för lång tid mellan att du klickar och att du godkänner hos Fortnox avbryts försöket, och då klickar du bara på Aktivera igen.
Kortet försvinner när godkännandet är klart. Kopplingen förnyar sig sedan själv, men skulle den någon gång tappas – till exempel vid ett tillfälligt avbrott – kommer kortet tillbaka på Dashboarden. Då är det bara att godkänna om. Så länge kortet ligger kvar går inga ordrar över och produktsynken står still, så det är värt att åtgärda samma dag du ser det.
Ställ in dina konton
I appens inställningar anger du vilka konton Fortnox ska bokföra på:
- Försäljningskonto produkter
- Försäljningskonto rabatt
- Försäljningskonto fraktavgift
- Försäljningskonto betalsättsavgift
- Kostnadsställe – frivilligt, fyll i om ni arbetar med kostnadsställen
Ta gärna kontonumren från din redovisningskonsult eller från kontoplanen i Fortnox. Är fälten tomma används Fortnox egna standardkonton, vilket ofta fungerar men sällan är det du vill i längden.
Två inställningar till, som styr hur försiktig kopplingen ska vara:
- Uppdatera inte produkter – nya artiklar skapas i Fortnox, men befintliga lämnas orörda. Använd om ni underhåller artikelregistret i Fortnox och inte vill att butiken skriver över det. Observera att då uppdateras inte heller priserna.
- Uppdatera inte befintliga kunder – nya kunder skapas, men befintliga kunduppgifter i Fortnox lämnas som de är. Bra om ni justerat kunduppgifter i Fortnox och inte vill att en webborder skriver över dem.
Exportera en order
Orderexporten är manuell, en order i taget. Det finns ingen automatik som skickar ordrar när de kommer in eller när de byter status – du bestämmer när ordern ska över.
Öppna ordern och använd Exportera i kortet Affärssystem:
- Exportera som fakturaunderlag – skapar en kontantfaktura i Fortnox. Det här är standardvägen.
- Exportera som order – skapar en order i stället för en faktura. Finns bara om vi aktiverat det för er; säg till om ni vill arbeta så.
Du kan också expandera en rad i orderlistan och exportera därifrån. Den genvägen visas för betalda ordrar och skapar alltid ett fakturaunderlag.
Vid exporten skapas tre saker i Fortnox: kunden (skapas eller uppdateras), artiklarna på orderns rader, och fakturaunderlaget med en rad per produkt plus rader för frakt och eventuell betalningsavgift.
Exporten påverkar ditt lagersaldo
Det här är viktigt att känna till: i samma sekund som du exporterar ordern minskas det fysiska lagersaldot och reservationen släpps.
Fram till exporten ligger varorna som reserverade – de är inte köpbara, men finns kvar i det fysiska saldot. Det innebär i praktiken att exporten till Fortnox är den punkt där butiken anser att varan lämnat lagret. Exportera därför när ordern faktiskt är hanterad, inte i förväg.
Samma gäller knappen Markera som exporterad manuellt. Den används när en order inte ska till Fortnox alls – men den drar av lagersaldot precis som en riktig export.
Hålla koll på vad som gått över
- Kortet Affärssystem på ordern visar Exporterad till Fortnox med datum och tid.
- I orderlistan finns filtret Skickad till Fortnox: Ja/Nej. Kör det som en rutin, till exempel en gång om dagen, så att inga ordrar blir kvar.
Går exporten fel visas Fortnox eget felmeddelande direkt på skärmen – oftast något som saknas, till exempel ett konto som inte finns i din kontoplan. Ordern förblir omarkerad, så du kan rätta felet och exportera igen. Ingenting går sönder av ett misslyckat försök.
Fakturanumret från Fortnox visas inte i Ashop, så håll ordernummer som er gemensamma referens. Ordernummret följer med som Er referens på fakturan i Fortnox, så det är enkelt att hitta åt andra hållet.
Produkter till Fortnox
Har vi aktiverat produktsynken skickas dina produkter automatiskt till Fortnox varje timme. Bara det som ändrats sedan förra körningen går över, så synken är snabb även med stora sortiment.
Det här skickas: artikelnummer, produktnamn, EAN, mått och vikt, varumärkets artikelnummer, varumärke, om artikeln är aktiv, och lagersaldo om ett av dina lager är kopplat till Fortnox. Priset skickas till en prislista om vi ställt in vilken.
Följande produkter ingår inte i synken:
- Paketprodukter och offertprodukter
- Huvudprodukter för varianter – varianterna går över var för sig
- Arkiverade produkter
- Produkter utan riktigt varumärke
- Produkter där artikelnummerfältet är tomt
- Produkter där Hindra uppdatering från Fortnox är ikryssat
Trots namnet betyder det sista reglaget ”ta inte med produkten i exporten till Fortnox”. Fortnox uppdaterar aldrig något i butiken, så det finns ingenting att hindra i den riktningen. Använd det för produkter som inte hör hemma i ert artikelregister. Du hittar dem samlade i produktlistan under Låsta från affärssystem-uppdatering, och du kan sätta reglaget på många produkter samtidigt via Multiändra → Lagerstatus & affärssystem.
Behöver du inte vänta på nästa timkörning finns Produkter → Exportera → Exportera till Fortnox, som kör samma synk direkt.
Bra att veta
- Inget hämtas från Fortnox. Ändrar du ett pris eller ett saldo i Fortnox syns det inte i butiken. All produktdata ska underhållas i Ashop.
- Reglaget ”Lås pris” påverkar inte Fortnox. Det gäller andra kopplingar. Vill du hålla en produkt utanför Fortnox använder du Hindra uppdatering från Fortnox.
- Orderstatusar exporterar ingenting. Kryssrutan om export till affärssystem på en orderstatus har ingen effekt när Fortnox är aktiv – exporten sker bara när du klickar på den.
- En order som säljs tar med sin produkt till Fortnox även om produkten är utesluten ur den vanliga synken. Artikeln måste finnas i Fortnox för att fakturan ska kunna skapas.
- Arkiverar du en produkt i Ashop inaktiveras den inte i Fortnox. Det behöver du göra i Fortnox.
- Kör du Produktkampanjer och där valt att sätta ”hindra uppdatering” under kampanjen, ligger produkten utanför Fortnox-synken så länge kampanjen pågår. Den kommer tillbaka när kampanjen avslutas.
- Externt kundnummer på kundkortet i Ashop används som kundnummer i Fortnox. Har ni redan kundnu
