Med appen Manuell order (kallas ibland butiksorder) kan ni skapa ordrar direkt i Ashop – perfekt för telefonbeställningar, försäljning i fysisk butik, mässor eller andra affärer som inte går genom webbutikens kassa. Ordern blir en helt vanlig order i Ashop: den syns i orderlistan, reserverar lager, räknar moms automatiskt och kan exporteras till ert affärssystem precis som alla andra ordrar.
Skapa en order
När appen är aktiverad hittar ni knappen Skapa order uppe till höger på ordersidan under Ordrar. Formuläret består av fyra delar:
- Kund. Sök fram en befintlig kund på namn, e-post eller telefon så fylls uppgifterna i automatiskt – eller fyll i dem manuellt för en ny kund. E-post och förnamn räcker för att komma igång. Gäller det ett företag fyller ni i företagsnamn och organisationsnummer, så märks ordern automatiskt som företagsorder. Finns inte kundens e-postadress sedan tidigare skapas ett kundkonto automatiskt, så att kunden kan se sin order på Mina sidor. Er butik kan även ha smart adressökning aktiverad – börja skriva adressen så fylls adress, postnummer och ort i automatiskt (hör av er till supporten om ni vill ha det, det kräver en teknisk uppsättning mot Googles adressökning).
- Produkter. Sök fram produkter ur ert sortiment på namn eller artikelnummer och lägg till dem på ordern – varianter söks fram var för sig så ni alltid väljer rätt storlek eller färg. Ändra antal fritt, och justera priset per rad: sätter ni ett lägre pris än ordinarie bokförs mellanskillnaden automatiskt som rabatt på ordern. Behöver ni lägga till något som inte finns som produkt – en tjänst, ett frakttillägg eller en specialvara – använder ni Lägg till manuell orderrad och anger namn, pris och momssats fritt.
- Leverans & betalning. Välj fraktsätt och betalsätt och ange fraktkostnaden. Betalsätten har några regler för sig – se avsnittet Betalsätt på manuella ordrar nedan. Här finns också tre textfält som är lätta att blanda ihop. Två av dem når kunden, ett gör det inte:
- Meddelande från kund – det kunden har bett om eller upplyst om i samband med beställningen, till exempel att ni ska ringa före leverans. Följer med till kundens ordersida på Mina sidor, till orderbekräftelsen och till följesedeln.
- Notering till kund – Visas för kunden på ordersidan (Mina sidor). Syns även i orderbekräftelsen och på följesedeln. Använd den för sådant kunden ska läsa, som att beställningen levereras i två paket.
- Kommentar – Visas inte för kund. Er interna anteckning om ordern. Se nästa avsnitt.
Här kan ni också anmäla kunden till ert nyhetsbrev, om kunden har samtyckt till det.
- Pris. Längst ned ser ni en live-summering av hela ordern medan ni bygger den: produkter, rabatt, frakt, totalbelopp och en komplett momsuppdelning per momssats. Inga överraskningar – det ni ser är exakt det som sparas.
Kommentaren – er interna anteckning
Kommentaren ni skriver i formuläret sparas som en vanlig kommentar på ordern, med den av er som skapade ordern som avsändare. Ni hittar den under Kommentarer på ordersidan, i samma lista som kommentarer ni lägger till senare med knappen Lägg till. I orderlistan syns den som en pratbubbla – håll muspekaren över den så visas texten utan att ni behöver öppna ordern.
Använd fältet för det kollegorna behöver veta men kunden inte ska läsa: vem som tog emot beställningen, vad ni kom överens om på telefon, varför priset avviker från ordinarie.
- Kommentaren visas aldrig för kunden – varken i butiken, i orderbekräftelsen eller på följesedeln. Ska kunden läsa något skriver ni det i Notering till kund i stället.
- Lämnar ni rutan tom sparas ingen kommentar alls.
- En kommentar kan bara raderas av den som skrev den. Papperskorgen syns alltså inte för era kollegor.
- Kommer ni på något efteråt är det inga problem – lägg till fler kommentarer direkt på ordersidan när som helst.
Betalsätt på manuella ordrar
Betalsättet ni väljer är en uppgift på ordern. Själva betalningen tar ni emot som vanligt utanför webbutiken, till exempel via kortterminal, Swish eller faktura från ert affärssystem.
Listan visar era aktiva betalsätt – även sådana som ni har dolt för kunderna i kassan. Det är avsiktligt och ger er ett sätt att ha betalsätt som bara används på ordrar ni lägger in själva:
- Reservera ett betalsätt för manuella ordrar. Slå på Aktiv och slå av Visas i kassan på betalsättet under Betalsätt. Då försvinner det ur kassan men går fortfarande att välja här. Praktiskt för ett betalsätt som "Kortterminal i butik" eller "Faktura".
- Betalsätt som hör till en kassalösning går inte att välja. De ligger kvar i listan men är gråade, med tillägget (kan inte väljas på en manuell order) efter namnet. Betalningen i dem sker inne i kassalösningens eget flöde, som en order ni registrerar själva aldrig passerar – ordern skulle bli omöjlig för kunden att betala. Välj ett av era egna betalsätt i stället.
- Betalsätt vars app är avstängd visas inte alls. Går det inte att betala med betalsättet ska det inte heller gå att lägga en order på det.
Vill ni lägga upp ett eget betalsätt kräver det appen Manuella betalsätt. Med den skapar ni själva nya betalsätt under Betalsätt. De blir automatiskt manuella betalsätt, alltså sådana där ni tar emot betalningen utanför butiken och själva markerar ordern som betald. Saknar ni appen – hör av er till supporten.
Efter att ordern skapats
Ordern får ordertypen Manuell order och hamnar i orderlistan under den egna statusen Registrerad manuell order, så att den är lätt att skilja från webbordrar – manuella ordrar får dessutom ett eget ordernummerformat som börjar på M. På ordersidan ser ni vem i personalen som skapade ordern, och har ni lagerappen aktiverad reserveras produkterna direkt så att lagersaldot i butiken stämmer.
Inga mejl skickas automatiskt när ordern skapas – ni bestämmer själva. Vill ni skicka en orderbekräftelse gör ni det med ett klick via Alternativ → Skicka orderbekräftelse på ordersidan. Därifrån kan ni som vanligt även mejla eller sms:a kunden, ändra status, redigera produkterna på ordern och exportera ordern till ert affärssystem.
Felsökning
| Symptom | Orsak och åtgärd |
|---|
| Betalsättet vi vill använda är gråat, med texten (kan inte väljas på en manuell order). |
Det är ett betalsätt som hör till en kassalösning, där betalningen sker inne i kassalösningens eget flöde. En order ni lägger in själva passerar aldrig det flödet, så kunden skulle inte kunna betala. Välj ett av era egna betalsätt, eller lägg upp ett nytt med appen Manuella betalsätt. |
| Betalsättet syns inte alls i listan. |
Antingen är betalsättet inte aktivt, eller så hör det till en app som är avstängd. Kontrollera under Betalsätt. Att ett betalsätt är dolt i kassan spelar däremot ingen roll – sådana ska synas här. |
| Kunden hittar inte kommentaren vi skrev. |
Kommentaren är intern och visas aldrig för kunden. Skriv texten i Notering till kund i stället, så syns den på Mina sidor, i orderbekräftelsen och på följesedeln. |
| Ordern går inte att spara, och en ruta säger "Lägg till minst en rad innan du skapar ordern." |
Ordern saknar produktrader. Sök fram en produkt och lägg till den, eller använd Lägg till manuell orderrad. Meddelandet "Varje rad måste ha ett namn." betyder på samma sätt att en manuell rad saknar beskrivning. |
Bra att veta
- Rabattkoder kan inte användas på manuella ordrar – sätt i stället priset direkt på raden, så bokförs rabatten automatiskt.
- Ordern går att redigera i efterhand precis som andra ordrar, och kunden kan följa den på Mina sidor.
- Momsen på frakten följer ordern. Innehåller ordern varor med olika momssatser används den momssats som väger tyngst i ordern för fraktkostnaden.
