E-postmallar
E-postmallar är ert bibliotek av färdigskrivna mejl till kunder. I stället för att formulera samma sak om och om igen – att en leverans är försenad, att en vara är restnoterad, att ni behöver kompletterande uppgifter – skriver ni meddelandet en gång och skickar det sedan med två klick direkt från ordern. Snabbare svar till kunden, och samma professionella ton oavsett vem i personalen som svarar.
Ni hittar mallarna i Ashop under E-post & SMS → E-postmallar. Har ni inte SMS-appen heter menyn bara E-post.
Observera: appen påverkar inte butikens automatiska mejl. Orderbekräftelsen, lösenordsmejlet och övriga utskick som Ashop skickar av sig själv ser ut som förut. E-postmallar är till för de mejl ni skickar manuellt till en enskild kund. Vill ni ändra texten i orderbekräftelsen görs det på annat sätt – hör av er, så visar vi var.
Skapa en mall
Klicka på Lägg till e-postmall och fyll i tre fält:
- Ämne – mejlets ämnesrad, det kunden ser i sin inkorg. Det är också namnet ni känner igen mallen på i listan, så skriv något som fungerar i båda rollerna: ”Din order är försenad” snarare än ”Mall 3”. Använd bara vanlig text här.
- Rubrik i e-post – den stora rubriken högst upp i själva mejlet, under er logotyp.
- Innehåll – själva meddelandet. Ni har en vanlig textredigerare med rubriker, fetstil, listor, tabeller, länkar samt möjlighet att lägga in bilder och bifogade filer som länkar.
Mejlet skickas i butikens vanliga e-postramverk, så logotyp och sidfot kommer med automatiskt. Ni behöver bara skriva innehållet.
För att ändra en mall klickar ni på Redigera på raden i listan. Längst ned på redigeringssidan finns Ta bort.
Skicka en mall till en kund
- Öppna ordern det gäller.
- Klicka på Skicka e-post från mall i högerkolumnen.
- Välj mall i listan. Kundens namn och e-postadress är redan ifyllda – ni kan ändra dem om mejlet ska till någon annan, till exempel en kollega eller en annan adress kunden uppgett.
- Klicka på Skicka e-post.
Mejlet läggs i utskickskön och går ut inom någon minut. Det kopplas till ordern, så ni ser i rutan Mailutskick på ordern att det skickats och kan öppna exakt det kunden fick.
Viktigt att veta innan ni skriver era mallar
Texten skickas precis som ni skrivit den. Det finns inga automatiska fält som fyller i ordernummer, kundnamn eller produkter. Vid utskicket kan ni bara ändra mottagare, inte texten. Skriv därför mallarna så att de fungerar utan personliga uppgifter:
- Bra: ”Hej! Din order är på väg men blir några dagar försenad. Du får ett nytt meddelande så snart den skickas.”
- Fungerar inte: ”Hej [kundens namn], din order [ordernummer]…” – hakparenteserna skickas ut som de står.
Behöver ni skriva något specifikt till en enskild kund – med ordernummer, artiklar eller ett personligt svar – använd i stället Skicka e-post till kund på ordern. Den finns på samma ställe och är gjord just för det.
Skriv aldrig dubbla klammerparenteser {{ }} i en mall. Ashop använder den teckenkombinationen internt för att hantera lösenord: parenteserna tas bort ur mejlet, och det som stod mellan dem döljs i den sparade kopian under Utgående e-post. Har ni sett en sådan syntax i ett annat system – använd den inte här.
En mall är på ett språk. Skickar ni mejl på både svenska och engelska skapar ni en mall per språk och väljer rätt vid utskicket. Lägg gärna språket i ämnesraden, till exempel ”Försenad leverans (EN)”, så blir listan lätt att arbeta i.
Avsändaren är butikens namn och butikens e-postadress, hämtade från era grundinställningar.
Se vad som skickats – och skicka igen
Under E-post & SMS → Utgående e-post ser ni alla mejl butiken skickar, uppdelat på fyra flikar: Att godkänna, I kö, Misslyckade och Skickade. Ni kan filtrera på datum och på typ av mejl – mallmejl visas som Från e-postmall.
Klicka på en adress för att se exakt hur mejlet såg ut för kunden. Behöver kunden få det igen kryssar ni i mejlet på fliken Skickade och klickar på Skicka igen. Har ett mejl fastnat under Misslyckade – oftast en felstavad adress – kan ni klicka på Redigera, rätta adressen och skicka om.
Två saker om kön är värda att känna till: godkända mejl skickas automatiskt inom ungefär en minut, så de ligger inte och väntar länge (informationsrutan på sidan säger samma sak). Mejl som behöver godkännas manuellt skickas först när ni har godkänt dem, och ni kan skicka väntande mejl direkt med skicka-knappen till höger. Och listan över skickade mejl sparas i tre veckor. Behöver ni dokumentera en kunddialog långsiktigt ska den inte bara ligga här.
Innan ni använder en mall för första gången
Det finns ingen förhandsvisning. Skicka därför mallen till er själva en gång innan ni börjar använda den skarpt: gå in på en gammal order, klicka Skicka e-post från mall, byt ut mottagaradressen till er egen och skicka. Då ser ni hur den ser ut i en riktig inkorg, med logotyp, rubrik och sidfot på plats.
Mallar som är värda att ha färdiga
- Försenad leverans. Det vanligaste kundmejlet i de flesta butiker – och det som gör mest skillnad när det kommer snabbt.
- Restnoterad vara. Med besked om vad kunden kan välja mellan: vänta, byta produkt eller avbeställa.
- Vi behöver kompletterande uppgifter. Portkod, telefonnummer, rätt adress.
- Så returnerar ni. Med steg och länk till er returinformation.
- Skötsel- och användningsråd för produkter som ofta ger frågor efter köpet.
- Tack för ert köp med en rabattkod till nästa order, till kunder ni vill vårda lite extra.
