´
E-postmallar
E-postmallar är ditt bibliotek av färdigskrivna mejl till kunder. I stället för att formulera samma sak om och om igen – att en leverans är försenad, att en vara är restnoterad, att du behöver kompletterande uppgifter – skriver du meddelandet en gång och skickar det sedan med två klick direkt från ordern. Snabbare svar till kunden, och samma professionella ton oavsett vem i personalen som svarar.
Du hittar mallarna i Ashop under E-post & SMS → E-postmallar.
Observera: appen påverkar inte butikens automatiska mejl. Orderbekräftelsen, lösenordsmejlet och övriga utskick som Ashop skickar av sig själv ser ut som förut. E-postmallar är till för de mejl du skickar manuellt till en enskild kund. Vill du ändra texten i orderbekräftelsen görs det på annat sätt – hör av dig, så visar vi var.
Skapa en mall
Klicka på Lägg till e-postmall och fyll i tre fält:
- Ämne – mejlets ämnesrad, det kunden ser i sin inkorg. Det är också namnet du känner igen mallen på i listan, så skriv något som fungerar i båda rollerna: ”Din order är försenad” snarare än ”Mall 3”. Använd bara vanlig text här.
- Rubrik i e-post – den stora rubriken högst upp i själva mejlet, under din logotyp.
- Innehåll – själva meddelandet. Du har en vanlig textredigerare med rubriker, fetstil, listor, tabeller, länkar samt möjlighet att lägga in bilder och bifogade filer som länkar.
Mejlet skickas i butikens vanliga e-postramverk, så logotyp och sidfot kommer med automatiskt. Du behöver bara skriva innehållet.
Skicka en mall till en kund
- Öppna ordern det gäller.
- Klicka på Skicka e-post från mall i högerkolumnen.
- Välj mall i listan. Kundens namn och e-postadress är redan ifyllda – du kan ändra dem om mejlet ska till någon annan, till exempel en kollega eller en annan adress kunden uppgett.
- Skicka.
Mejlet läggs i utskickskön och går ut inom någon minut. Det kopplas till ordern, så du ser i orderns mejllista att det skickats och kan öppna exakt det kunden fick.
Viktigt att veta innan du skriver dina mallar
Texten skickas precis som du skrivit den. Det finns inga automatiska fält som fyller i ordernummer, kundnamn eller produkter. Vid utskicket kan du bara ändra mottagare, inte texten. Skriv därför mallarna så att de fungerar utan personliga uppgifter:
- Bra: ”Hej! Din order är på väg men blir några dagar försenad. Du får ett nytt meddelande så snart den skickas.”
- Fungerar inte: ”Hej [kundens namn], din order [ordernummer]…” – hakparenteserna skickas ut som de står.
Behöver du skriva något specifikt till en enskild kund – med ordernummer, artiklar eller ett personligt svar – använd i stället funktionen för att skicka ett fritextmeddelande om ordern. Den finns på samma ställe på ordern och är gjord just för det.
Skriv aldrig dubbla klammerparenteser {{ }} i en mall. Ashop använder den teckenkombinationen internt för att hantera lösenord, och text som står inom dem tas bort ur mejlet. Har du sett en sådan syntax i ett annat system – använd den inte här.
En mall är på ett språk. Skickar du mejl på både svenska och engelska skapar du en mall per språk och väljer rätt vid utskicket. Lägg gärna språket i ämnesraden, till exempel ”Försenad leverans (EN)”, så blir listan lätt att arbeta i.
Avsändaren är butikens namn och butikens e-postadress, hämtade från dina grundinställningar.
Se vad som skickats – och skicka igen
Under E-post & SMS → Utgående e-post ser du alla mejl butiken skickar, uppdelat på fyra flikar: Att godkänna, I kö, Misslyckade och Skickade. Du kan filtrera på datum och på typ av mejl – mallmejl visas som Från e-postmall.
Klicka på en rad för att se exakt hur mejlet såg ut för kunden. Behöver kunden få det igen finns Skicka igen på skickade mejl. Har ett mejl fastnat under Misslyckade – oftast en felstavad adress – kan du rätta adressen och skicka om.
Två saker om kön är värda att känna till: den töms varje minut, så mejlen ligger inte och väntar länge (du kan se en äldre informationstext på sidan som pratar om en kvart – den stämmer inte längre). Och listan över skickade mejl sparas i tre veckor. Behöver du dokumentera en kunddialog långsiktigt ska den inte bara ligga här.
Innan du använder en mall för första gången
Det finns ingen förhandsvisning. Skicka därför mallen till dig själv en gång innan du börjar använda den skarpt: gå in på en gammal order, klicka Skicka e-post från mall, byt ut mottagaradressen till din egen och skicka. Då ser du hur den ser ut i en riktig inkorg, med logotyp, rubrik och sidfot på plats.
Mallar som är värda att ha färdiga
- Försenad leverans. Det vanligaste kundmejlet i de flesta butiker – och det som gör mest skillnad när det kommer snabbt.
- Restnoterad vara. Med besked om vad kunden kan välja mellan: vänta, byta produkt eller avbeställa.
- Vi behöver kompletterande uppgifter. Portkod, telefonnummer, rätt adress.
- Så returnerar du. Med steg och länk till din returinformation.
- Skötsel- och användningsråd för produkter som ofta ger frågor efter köpet.
- Tack för ditt köp med en rabattkod till nästa order, till kunder du vill vårda lite extra.
´
