Batchuppdatering av priser
Ska du prisjustera hundra produkter, eller tusen, är Excel ett mycket snabbare verktyg än att öppna en produkt i taget. Med den här appen exporterar du dina priser till en Excel-fil, redigerar dem där – med formler, klipp och klistra, sortering – och läser in filen igen.
Du hittar funktionen i Ashop under Sortiment → Produkter → Alternativ → Batchuppdatera priser.
Arbetsgången
- Klicka Exportera produkter. Du får en Excel-fil med dina produkter och deras priser.
- Spara en kopia av filen innan du ändrar något. Det är din väg tillbaka – se avsnittet om att ångra nedan.
- Redigera kolumnerna Pris, Extrapris och Inköpspris.
- Spara filen som .xlsx.
- Välj filen i importrutan och klicka Importera produktfil.
Så anger du priser
Priser lagras i hela kronor. Du kan skriva decimaler – med komma eller punkt – och de avrundas till närmaste krona. Mellanslag som tusentalsavgränsare fungerar också, eftersom det är så Excel skriver tal i svenskt format.
- 1299 → 1 299 kr
- 1 299 → 1 299 kr
- 199,50 → 200 kr
Priserna är inklusive moms. Kolumnen Pris innehåller pris inklusive moms, medan Inköpspris är exklusive moms. Det gäller även om din butik är inställd på att visa priser exklusive moms i Ashop – Excel-filen följer inte den inställningen. Kontrollera gärna ett par rader mot produktsidan innan du gör en stor ändring.
Tomma celler raderar värden. Lämnar du Extrapris tomt tas ett pågående extrapris bort. Samma gäller Inköpspris. Vill du inte ändra ett värde måste du låta det stå kvar i filen.
Arbeta i den exporterade filen och ändra inte kolumnen Produkt-ID – det är den som kopplar raden till rätt produkt.
Vad som faktiskt uppdateras
Filen innehåller nio kolumner, men bara tre av dem läses vid import:
- Pris, Extrapris och Inköpspris – uppdateras.
- Produkt-ID – används för att hitta produkten.
- Artikelnummer, Eget artikelnummer, Produktnamn, Lagerstatus och Lagersaldo – finns med som referens så att du ser vilken produkt raden gäller. Ändringar i dem påverkar ingenting. Vill du ändra lagerinformation använder du appen Batchuppdatering av lagerinfo i stället.
Excel kan visa varningen ”tal lagrat som text” på prisklumnerna. Den är ofarlig – både text och tal läses in korrekt.
Om något är fel i filen
Importen kontrollerar varje rad. Rader med fel hoppas över, resten importeras, och du får en komplett lista över alla rader som inte gick igenom – med radnummer, så att du kan gå direkt till dem i Excel. Du behöver inte importera om flera gånger för att hitta alla fel.
Det som gör att en rad hoppas över:
- Produkt-ID saknas, eller pekar på en produkt som inte finns
- Pris saknas – priset får inte vara tomt eller noll
- Extrapris är högre än ordinarie pris
- Ett prisvärde inte går att tolka
Radnumret är Excel-radens nummer, där första produktraden är rad 2.
Saknas obligatoriska kolumner i filen avbryts hela importen – då är det något fel på filen som sådan, och ingen produkt ändras.
Att ångra
Det finns ingen ångra-funktion. Din sparade originalfil är återställningen – importera den och priserna är tillbaka.
Ett tips värt en minut: testa att importera originalfilen direkt efter exporten, innan du börjar ändra. Då vet du att din återställning fungerar. I vissa butiker kan exporten innehålla enstaka produkter utan pris, och de raderna behöver du komplettera eller ta bort för att filen ska gå igenom.
Varje prisändring hamnar dessutom i produktens händelselogg med gammalt och nytt värde, och i prishistoriken om du har appen Prishistorik. Där kan du alltid se vad ett pris var före ändringen, produkt för produkt.
Bra att veta
- Reglaget ”Lås pris” skyddar inte mot en batchimport. Låsta produkter finns med i filen och skrivs över. Låset gäller uppdateringar från externa system, inte den här funktionen.
- Har du ett affärssystem kopplat kan dina nya priser skrivas över inom minuter. Winpos, Specter och automatisk prissättning kör med korta intervall. Ska en batchändring bestå behöver produkterna ha ”Lås pris” eller motsvarande spärr mot affärssystemet satt.
- Produkter som ingår i en produktkampanj får sina priser skrivna av kampanjen vid start och slut. Batchändra inte kampanjprodukter under en pågående kampanj – ändra i kampanjen i stället.
- Vissa produkter finns inte i filen, och det är avsiktligt: huvudprodukter för varianter (deras pris räknas från billigaste variant), paketprodukter (räknas från innehållet), erbjudandeprodukter, produkter vars lagerstatus inte visas i butiken och produkter utan riktigt varumärke. Varianter finns däremot med, en rad var.
- Nya priser syns direkt i butiken och når prisjämförelsesajter inom några minuter.
- Sätter du ett extrapris via batch ligger det kvar till du ändrar det igen. Har produkten ett gammalt ”Priset gäller t.o.m.”-datum kvar visas det fortfarande i butiken – kontrollera det på produkten, eller använd Produktkampanjer när priset ska gälla en bestämd period.
- Arbeta i lagom stora filer. Har du tiotusentals produkter är det klokare att dela upp arbetet, till exempel per varumärke, än att importera hela katalogen i en fil.
- ”Ladda ned exempelfil” ger dig bara kolumnrubrikerna, inga exempelrader – och en fil du byggt själv fungerar ändå inte, eftersom Produkt-ID måste komma från en riktig export. Använd alltid Exportera produkter som utgångspunkt.
Tre användningsfall
- Prisjustering vid inköpsprisökning. Exportera, räkna upp priset med en formel i Excel, importera. Tio minuter i stället för en dag.
- Kampanj på ett helt varumärke. Sortera filen på produktnamn, fyll i extrapris för varumärkets rader, importera. Ska kampanjen ha ett bestämt slutdatum är Produktkampanjer ett bättre verktyg, eftersom priserna då går tillbaka automatiskt.
- Städa upp inköpspriser. Sortera på tomma inköpspriser och fyll i dem i klump – då blir täckningsbidrag och marginalrapporter i Ashop användbara.
